Controllo di gestione. Cliente mio, ma quanto mi costi?

A un aumento di fatturato corrisponde necessariamente un aumento dei profitti? Non è detto se i costi sono alle stelle. Come ottenere efficacia ed efficienza attraverso il controllo di gestione.

Quanti albergatori sanno quanto costa una camera occupata? Quanti si fanno questa domanda e, soprattutto, quanti riescono a darsi una risposta? In altre parole, qual è il livello di consapevolezza dei numeri della propria impresa nel mondo dell’ospitalità in Italia? In un mercato sempre più attento alle marginalità, a causa di fattori esogeni in continuo cambiamento e alla forte concorrenza, il tema del controllo di gestione in ambito alberghiero diventa molto importante. Ma quanti ne conoscono la potenza?

Il controllo di gestione aiuta gli imprenditori a fare le scelte più convenienti per la propria impresa partendo proprio dalla conoscenza del proprio sistema di costi e ricavi. Molto spesso però, un sistema di questo tipo non viene implementato. Nel migliore dei casi viene attuata una buona politica di revenue management – la disciplina che ha l’obiettivo di massimizzare i ricavi dell’hotel – ma per la gestione dei costi ci si affida esclusivamente a un consulente fiscale per l’elaborazione e l’interpretazione dei dati economico-finanziari, prevalentemente ai fini fiscali, dimenticando l’importanza che essi rivestono anche ai fini strategici e gestionali. Inoltre, questa dipendenza dai professionisti esterni comporta un ritardo nella disponibilità dei dati utili e l’impossibilità di monitorare le performance aziendali in tempo reale. Come fare ad avere il controllo di tutti i propri numeri?

Lo abbiamo chiesto ad Andrea D’Angelo, formatore e consulente Teamwork Hospitality in customer relationship management, pricing, budget e controllo di gestione e co fondatore di GoProfit una piattaforma di controllo di gestione specifica per chi lavora nel mondo dell’ospitalità.

“Provengo dal mondo dell’ospitalità – ci racconta Andrea – la mia esperienza prevalente si è formata in grandi catene alberghiere internazionali. L’approccio alla gestione operativa in questo ambito pone grande attenzione ai costi oltre che ai ricavi. Quando ho iniziato a confrontarmi con la realtà italiana ho dovuto riscontrare che l’attenzione prevalente va invece ai ricavi. Deve essere molto chiaro che l’aumento del fatturato non indica sempre un aumento del profitto. I nostri imprenditori dell’ospitalità vanno educati alla logica del profitto attraverso il governo dei costi. Per questo noi ci siamo dedicati alla formazione e alla consulenza. Insieme al mio socio – Fabrizio La Volpe, che condivide la mia stessa estrazione professionale – durante il periodo del Covid abbiamo anche cercato di trovare uno strumento di gestione dei dati che fosse più agevole rispetto al semplice utilizzo di fogli di calcolo. Sono nati così prima Abaco e, successivamente, GoProfit: un software studiato specificamente per le esigenze del mondo dell’ospitalità. Avere in tempo reale i dati operativi occupazionali della nostra impresa ci consente di poterla governare e ci indica principalmente cosa non fare per il futuro.”

we. Puoi specificare meglio questo concetto?

Permettimi di fare un esempio. In un albergo con il quale collaboro c’è stata un’improvvisa impennata dei costi nel settore food&beverage. La possibilità di analizzare in tempo reale e in profondità i dati ci ha permesso di capire che l’incremento non era dovuto a un generico aumento dei costi, ma, nello specifico, ai costi della frutta offerta a colazione agli ospiti. Si è scoperto che erano state acquistate primizie il cui costo era, naturalmente, sopra la media di mercato della frutta di stagione. È stato possibile arrivare a questo livello di dettaglio, perché la frutta offerta alla prima colazione era stata identificata precisamente e differenziata da quella offerta a pranzo o cena.
Tramite il controllo di gestione otteniamo la misurazione e il monitoraggio dei risultati economici finanziari. Va da sé che il solo controllo non risolve magicamente le difficoltà operative, fornisce, però, una chiara lettura e consente di trovare le soluzioni più opportune per la singola struttura.
ll calcolo dei costi di prodotto è un’attività complessa e differente in ogni azienda. Classificare i vari costi in base al tipo di attività è il primo passo per ottenere degli indici, che rappresentano il volano della gestione.

 we. Ma quanto è onerosa questa gestione?

Se operata manualmente la gestione è piuttosto onerosa e passibile di errori, con il risultato che il dato ottenuto, spesso poco accurato, non ripaga dello sforzo profuso.

Oggi attraverso software gestionali tutto il processo può essere reso efficiente ed efficace con un dispendio minimo. Prendiamo per esempio il caricamento delle fatture che se operato in modo massivo creava problemi dati dalle spaziature e dalle virgole all’interno del testo. Oggi con GoProfit, il software che abbiamo messo a punto, il caricamento può avvenire in modo automatico, agganciandosi direttamente al cassetto fiscale. GoProfit utilizza 16 motori di intelligenza artificiale e 1 di machine learning, che è la capacità di una macchina di imitare il comportamento e l’intelligenza umani; questo particolare ambito dell’intelligenza artificiale permette di eseguire compiti complessi e di risolvere problemi in un modo simile a quello degli umani, a patto di essere addestrata a farlo, naturalmente.
Chi oggi utilizza questo software può contare sull’addestramento che lo stesso ha già ricevuto dalle aziende clienti che lo hanno adottato con soddisfazione in questi anni. Il software impara velocemente e l’allenamento di uno va a beneficio di tutti, l’affidabilità è altissima, ma la logica della macchina deve essere, naturalmente, verificata dall’operatore, effettuando controlli a campione periodici per evitare ambiguità relative al prodotto.

 we. Cosa si intende per ambiguità di prodotto?

Faccio un altro esempio. Prendiamo una struttura che abbia anche una zona benessere dove vengono usati diversi tipi di creme a base di burro di cacao e di karité. Se non si differenzia il prodotto burro di karité o burro di cacao, la fattura del fornitore rischia di essere allocata insieme a quelle del burro da tavola nel food&beverage e non nel settore wellness.

E ancora, se ci interessa verificare con esattezza i costi della colazione rispetto ai costi di pranzo o cena, basterà distinguere i prodotti per la colazione da quelli diretti alla tavola del pranzo o della cena attraverso, per esempio, una diversa grammatura di prodotto o la scelta di un diverso brand. Conoscere i dati è fondamentale per arrivare al costo singolo. Posso analizzare in modo minuto la mia gestione e scoprire cosa mi fa sprecare, cosa mi fa spendere di più.

we. Quanto è condiviso questo approccio nel settore dell’ospitalità in Italia?

Per la mia esperienza posso dire che la visione è conosciuta, ma l’applicazione è ancora molto scarsa. Le reportistiche devono diventare il sale della vita economica dell’albergatore. Io sogno un mondo in cui ogni responsabile di reparto conosca nel dettaglio la propria struttura costi, proponga interventi mirati all’ottimizzazione della stessa, collabori con il settore del revenue management e del pricing, solo così potremo avere una gestione consapevole e sostenibile e migliorare anche la nostra appetibilità come datori di lavoro.

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 In apertura, ph. Wallusy – Pixabay.